Novas formas de trabalhar – Não vamos voltar ao normal

Todos queremos algo, como economia, distanciamento social, sistema de saúde; mas há coisas que nunca vão acontecer.

A maioria de nós concorda totalmente que a CoViD-19 representa uma força perturbadora sem precedentes, que impactou em quase todos os aspetos das nossas vidas: a forma como socializamos, como cuidamos de nós e das nossas famílias, bem como a forma como trabalhamos.

Este período acelerou as mudanças e levou as empresas a enfrentar o desafio e a desenhar uma nova forma de trabalhar.

Durante a crise, a prioridade das empresas tem sido dar uma resposta rápida, aumentar a segurança, a proteção e permitir que os colaboradores trabalhem à distância.

A maioria das empresas mudou para o trabalho remoto e testou este modelo em grande escala.

A eficácia desta experiência não foi a mesma para todas as empresas: a facilidade de adaptação está fortemente relacionada com o seu nível de maturidade pré-crise: as empresas que estavam mais bem preparadas antes da crise viram a sua transformação acelerar, facilitada por práticas de liderança já desenvolvidas e de equipamentos e ferramentas colaborativas; as menos preparadas tiveram mais dificuldades de adaptação, devido a métodos de organização e de gestão do trabalho desajustados para o trabalho remoto.

No entanto, a maioria das empresas foi bem sucedida no desenvolvimento dos seus sistemas num curto espaço de tempo e na utilização desta nova realidade por um período significativo.

Está na hora de se preparar para sair do “período de transição” e reinventar a “pegada de trabalho”. Está na hora dos Gestores e Líderes se concentrarem em planos estruturados de recuperação empresarial e liderarem “a próxima fase” – a que chamamos de “novo normal”.

 

De que precisam as empresas criar o seu novo normal? Como vão chegar lá?

Devem concentrar-se em 4 pontos-chave:

Reinvente o modelo de trabalho: O trabalho remoto não significa apenas trabalhar à distância, mas sim fazê-lo com eficácia. A maioria das empresas esforçou-se para permitir que os colaboradores trabalhassem a partir de casa, mas será que realmente pensou sobre a eficácia desse modelo? Estão realmente prontos para trabalhar remotamente?

Definir trabalho remoto eficaz não é suficiente para transpor processos e atividades para o contexto remoto. Todo o modelo deve ser reinventado. Quantos dias se deve trabalhar em regime remoto? Quais as diferenças entre funções/papéis/perfil de trabalho? Como manter as ligações certas entre as pessoas? Como garantir a sustentabilidade?… E daí em diante…

Para definir “novas formas de trabalho” eficazes é necessário rever modelos de governance, processos-chave, regras, atividades, fechando os silos e definindo um caminho de evolução baseado na digitalização. É necessária uma mudança de mentalidade, focada em novas formas de avaliação dos colaboradores em termos de objetivos (claros, mensuráveis) e não em horas.É essa a verdadeira mudança.

Além disso, ajudar as pessoas a criar um ambiente de trabalho adequado, permitindo uma conciliação entre a presença física e a remota, fornecendo ferramentas (como ferramentas de whiteboarding, agendas partilhadas, conferência pela web, chats, etc.) e formação (como gerir remotamente equipas, como gerir as reuniões de forma adequada, etc.) também são fatores críticos de sucesso para desenhar o futuro.

Quais são as nossas sugestões? O que recomendamos sempre aos nossos clientes é definir claramente o PORQUÊ. Com o apoio dos gestores e dos executivos, é fundamental definir por que vamos evoluir, quais as ambições, as metas e as possíveis diretrizes a seguir.

 

Forneça o conjunto certo de ferramentas: a tecnologia é um capacitador fundamental para que os colaboradores deixem de estar no escritório e fiquem em casa.

Mas estão as empresas a usar tecnologia para melhorar o seu modelo de trabalho? Ou estão a adaptar ferramentas ao tradicional? No futuro do trabalho, a tecnologia permite quebrar as barreiras entre geografias: videoconferências, ferramentas de escritório virtual, ferramentas de colaboração, etc. vão tornar realidade o que antes parecia uma visão futurista.

Além disso, devem ser consideradas necessidades adicionais: Como gerir a presença de pessoas? Como dar aos gestores a visibilidade certa sobre as suas equipas?

Dependendo das necessidades específicas, a tecnologia representará uma alavanca chave para otimizar a colaboração presencial e remota.

 

Otimize layouts e repense as suas instalações: o “novo normal” também obriga a uma transformação imobiliária; vai melhorar a forma como o trabalho é feito, mas também gera economias potenciais.

De acordo com a nossa experiência, a economia esperada chegará a valores entre 10 e a 30 por cento dos gastos totais, dependendo da abordagem que as empresas decidirem seguir: algumas estão a planear apenas alguns ajustes (dentro de um amplo portfólio de soluções: plug and work branches, cabines telefónicas, pequenas salas de reunião, etc.), e outras estão a considerar a transformação mais estruturante das suas necessidades no que a instalações se refere, prevendo uma revisão completa da cobertura do território, política de mobilidade, cortando edifícios inteiros e redefinindo modelos de negócio e estratégias de go-to-market.

O valor em jogo é considerável.

 

Envolva as pessoas: a experiência das pessoas durante a pandemia é bem diferente, e vai de um sentimento muito positivo a um muito negativo.

De qualquer forma, os colaboradores estão a enfrentar uma grande mudança nos seus hábitos de trabalho. Isto representa, contudo, uma oportunidade para as empresas investirem na melhoria do relacionamento com os colaboradores, garantindo o engagement das pessoas e identificando o conjunto abrangente de ferramentas/iniciativas para apoiar as atividades colaborativas (ou seja, reuniões semanais na web, atividades sociais virtuais, programas de tutoria directa e invertida).

Também aqui as empresas que antes da crise reforçaram o capital humano estão agora em melhores condições para criar uma cultura de inclusão social e de bem-estar.

Projetar o futuro do trabalho vai representar uma oportunidade de fazer uma transformação positiva. O certo é que, para muitas empresas, o “dia seguinte” já não será igual ao “dia anterior”.

 

Artigo escrito por

Fabio Pierantozzi, Senior Manager

Nextcontinent citizen