Aspetos chave a ter em conta na arte de definir objetivos

Esta é a altura do ano para realizar balanços e avaliações tendo em vista a definição de objetivos para o período seguinte. A Eurogroup Consulting Portugal destaca o papel essencial deste processo no ciclo de gestão e revela os principais aspetos e dilemas a abordar. 

A reta final do ano é uma altura propícia a várias reflexões para as empresas. Entre balanços e avaliações, definir objetivos é um dos processos obrigatórios – sendo por vezes feito já com a atenção colocada no ano seguinte e nas novas oportunidades que poderão ajudar ao sucesso do negócio. No entanto, e para que os desejos se concretizem, é preciso não perder o foco.

Definir objetivos é um dos passos fundamentais nesse sentido. Trata-se de uma arte que tem as suas regras e que encerra em si dúvidas, dilemas e questões. Sendo uma das cinco fases do ciclo de gestão, a definição de objetivos representa um dos passos mais críticos e assume um papel central:

  1. Definição da estratégia ou linhas de orientação estratégicas;
  2. Planeamento de negócio vs. planeamento estratégico – quais as variáveis de negócio a considerar e quando, para executar a estratégia?
  3. Definição de objetivos – que objetivos concretos e específicos terão de ser alcançados, associados às variáveis de negócio do plano estratégico, e que garantem a execução do plano e os resultados aí previstos?
  4. Monitorização do progresso dos objetivos – para identificação e análise de desvios, com potencial identificação de ações complementares e recuperação desses mesmos desvios;
  5. Apuramento de resultados.

Eis três características intrínsecas à arte de definir objetivos:

  • É um processo exigente. Combina a necessidade de comunicação do topo da organização para a base, no momento da divulgação e explicação das linhas estratégicas para cada ciclo – e sendo que partir desse momento exige também um conjunto de interações entre os vários níveis da organização para recolha e discussão de inputs, know-how e pontos de vista, até que finalmente se estabeleçam e aceitem os compromissos entre todos os intervenientes.
  • É um processo longo. Tendo como base o calendário gregoriano, desde o arranque até à passagem pelas três primeiras fases pode demorar uns demorados 6 meses, dependendo da dimensão da organização, da complexidade do seu modelo de governação e ainda da sua cultura corporativa.
  • É um processo complexo. Porque para além de se pretender definir o resultado que se quer alcançar, vem sendo cada vez mais relevante definir-se também como se quer alcançar esse resultado.

 

A arte de definir objetivos também encerra dilemas:

  • 1º dilema: Não importa apenas atingir os resultados, pois a forma como se atingem esses resultados também é objeto de escrutínio e pode ter impactes positivos ou negativos na sustentabilidade dos resultados, das equipas, das pessoas, da organização e do negócio, em última análise.
  • 2º dilema: Os objetivos devem ser SMART: específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e definidos no tempo, quando se trata de definir objetivos quantitativos, associados a resultados a alcançar (número de clientes, faturação, margem e custo, por exemplo). Menos óbvio é fazê-lo quando se trata da “forma de fazer as coisas”, ou dos comportamentos usados para obter resultados. Especificar e medir comportamentos é uma ciência menos alcançável e, seguramente menos conhecida no ecossistema dos negócios e da gestão.
  • 3º dilema: Definem-se objetivos porque é necessário avaliar resultados e identificar quem contribuiu para esse resultado, para atribuir reconhecimento quando os objetivos são alcançados ou superados, ou eventualmente – e mais raramente na nossa cultura – penalizar. É neste pressuposto que as dificuldades normalmente começam. Existe uma manifesta falta de conforto e à-vontade na maioria dos gestores em assumir compromissos e definir objetivos de como se devem obter resultados, e isto acontece porque este ponto pode não ser absolutamente “branco ou preto”, levando a opiniões e julgamentos desiguais na hora da avaliação.

 

Para gerir estes dilemas, a Eurogroup Consulting Portugal alerta que é necessário assegurar uma maior clareza sobre o propósito do processo – o que passa por entender as condições inerentes ao processo.

 

É fundamental perceber-se a definição de objetivos sobretudo como uma ferramenta de gestão para assegurar a possibilidade de ir monitorando os resultados parciais, para que seja possível agir a tempo (com medidas suplementares ou novas) face a desvios ou imprevistos que coloquem em risco o resultado pretendido.